Hausverwaltung und Sondereigentumsverwaltung erklärt

Wer eine Eigentumswohnung als Kapitalanlage kauft, wird Mitglied einer Eigentümergemeinschaft und zugleich Vermieter. Für beide Rollen gibt es eine Verwaltung, und wer die Unterschiede kennt, versteht das Hausgeld, die Nebenkostenabrechnung und den Teil der Kosten, der an Ihnen hängen bleibt.

Die WEG-Verwaltung: Das gemeinsame Haus

Mit dem Kauf einer Eigentumswohnung erwerben Sie Sondereigentum an Ihrer Wohnung und einen Miteigentumsanteil am Gemeinschaftseigentum: Dach, Fassade, Treppenhaus, Heizungsanlage, Aufzug, Außenanlagen. Für dieses Gemeinschaftseigentum ist nach dem Wohnungseigentumsgesetz die Gemeinschaft aller Eigentümer zuständig, und sie bestellt dafür einen Verwalter. Die WEG-Verwaltung ist keine Wahl, sondern gesetzlich vorgesehen.

Ihre Aufgaben: Sie stellt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan auf, aus dem sich Ihr monatliches Hausgeld ergibt. Sie erstellt die Jahresabrechnung, lädt zur Eigentümerversammlung ein, setzt deren Beschlüsse um, beauftragt Handwerker für das Gemeinschaftseigentum, schließt die Gebäudeversicherung ab und verwaltet die Instandhaltungsrücklage, aus der Dach, Fassade oder Heizung eines Tages bezahlt werden. Eigentümer können inzwischen verlangen, dass der Verwalter eine Zertifizierung nach § 26a WEG nachweist.

Das Hausgeld, das Sie monatlich an die Gemeinschaft überweisen, besteht aus drei Teilen: den umlagefähigen Betriebskosten, den nicht umlagefähigen Verwaltungskosten und der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage. Diese Unterscheidung ist für Ihre Rechnung entscheidend.

Die Sondereigentumsverwaltung: Ihre Wohnung und Ihr Mieter

Die WEG-Verwaltung kümmert sich nicht um Ihren Mietvertrag. Ob Sie Ihre Wohnung selbst verwalten oder das jemandem übertragen, ist Ihre Entscheidung. Übertragen Sie es, spricht man von Sondereigentumsverwaltung, kurz SEV. Häufig übernimmt sie derselbe Verwalter wie die WEG, es kann aber auch ein anderes Unternehmen sein.

Ihre Aufgaben: Mietersuche und Besichtigungen, Bonitätsprüfung, Abschluss des Mietvertrags, Übergabe mit Protokoll, Verwaltung der Kaution, monatliche Kontrolle der Mieteingänge, Mahnwesen bei Rückstand, jährliche Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Mieter, Beauftragung von Handwerkern für Reparaturen in der Wohnung, Mieterhöhungen im Rahmen des Mietspiegels und die Abwicklung beim Auszug. Für Anleger, die nicht am Ort der Immobilie wohnen oder sich nicht mit Mietrecht befassen wollen, ist die SEV der Unterschied zwischen einer Kapitalanlage und einem Nebenjob.

Was beides kostet

Dazu kommen bei der SEV in der Regel Sondervergütungen, etwa für eine Neuvermietung oder die Begleitung eines Rechtsstreits. Fragen Sie danach, bevor Sie unterschreiben. Die Zahlen unterscheiden sich je nach Region, Größe der Anlage und Leistungsumfang, prüfen Sie deshalb immer das konkrete Angebot.

Umlagefähig oder nicht: Die Grenze in der Nebenkostenabrechnung

Auf den Mieter dürfen Sie nur die Betriebskosten umlegen, die in der Betriebskostenverordnung aufgeführt sind und die der Mietvertrag ausdrücklich nennt. Dazu gehören in der Regel Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Müllabfuhr, Hausstrom, Hausmeister, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Aufzug, Gebäudeversicherung und Grundsteuer.

Nicht umlegbar sind die Kosten der Verwaltung, beide Verwaltungen, die Zuführung zur Instandhaltungsrücklage, Reparaturen und Instandhaltung sowie Kontoführung und Porto. Diese Positionen tragen Sie als Eigentümer allein. Genau das ist der Grund, warum das Musterbeispiel neben der Rate mit 1.000 € nicht umlegbaren Kosten im Jahr rechnet: Darin stecken die Verwaltung und die Rücklage. Im vorsichtigen Szenario sind es 1.500 €, um Reparaturen und höhere Verwaltungskosten abzudecken.

Steuerliche Absetzbarkeit

Die Kosten der WEG-Verwaltung und der Sondereigentumsverwaltung sind Werbungskosten bei den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung und mindern Ihr steuerliches Ergebnis. Bei 42 Prozent Grenzsteuersatz trägt das Finanzamt damit rund 42 Prozent davon. Ebenso absetzbar sind Reparaturen, Instandhaltung und die umlagefähigen Betriebskosten, denen dann allerdings die Nebenkostenvorauszahlungen des Mieters als Einnahmen gegenüberstehen.

Eine Besonderheit ist die Instandhaltungsrücklage. Ihre monatliche Zuführung ist in der Regel noch nicht absetzbar, weil das Geld noch nicht ausgegeben wurde. Erst wenn die Gemeinschaft aus der Rücklage eine Reparatur bezahlt, wird Ihr Anteil daran zu Werbungskosten. Die Jahresabrechnung der WEG-Verwaltung weist diese Beträge aus, und Ihr Steuerberater übernimmt sie in die Anlage V. Wie diese Anlage aufgebaut ist, erklärt der Artikel Anlage V verständlich erklärt.

Worauf Sie bei den Verträgen achten sollten

• WEG-Verwaltervertrag. Den schließt die Gemeinschaft, nicht Sie allein. Lesen Sie vor dem Kauf die letzten Protokolle der Eigentümerversammlung, den aktuellen Wirtschaftsplan und die Höhe der Rücklage. Streit in der Gemeinschaft, eine leere Rücklage oder ein Verwalter, der seit Jahren keine Abrechnung vorlegt, sind Warnsignale.
• Laufzeit und Kündigung der SEV. Achten Sie auf eine Laufzeit von in der Regel höchstens zwei bis drei Jahren und eine klare Kündigungsfrist. Ein Verwalter, der nicht liefert, sollte ersetzbar sein.
• Leistungskatalog. Der Vertrag sollte genau nennen, was in der Grundvergütung enthalten ist und was Sondervergütung auslöst. Typische Streitpunkte sind Neuvermietung, Rechtsstreit, Modernisierung und Besichtigungen.
• Vollmacht und Kontoführung. Mieten sollten auf ein Konto fließen, das auf Ihren Namen läuft oder als Treuhandkonto ausgewiesen ist. Prüfen Sie, welche Beträge der Verwalter ohne Rücksprache freigeben darf.
• Haftpflicht und Erreichbarkeit. Eine Vermögensschadenhaftpflicht des Verwalters ist üblich. Fragen Sie, wer im Notfall erreichbar ist, wenn am Wochenende die Heizung ausfällt.
• Neubau. Beim Bauträgerobjekt setzt der Bauträger oft den ersten WEG-Verwalter ein. Prüfen Sie, wie lange dieser Vertrag läuft und ob die Gemeinschaft ihn anpassen kann.

Selbst verwalten oder abgeben?

Wer in derselben Stadt wohnt, Zeit hat und sich mit Mietrecht befassen will, kann die Sondereigentumsverwaltung selbst übernehmen und spart 25 bis 40 € im Monat. Für die meisten Gutverdiener, die eine Kapitalanlage neben dem Beruf halten, ist das Argument aber ein anderes: Eine Nebenkostenabrechnung mit Formfehler, eine verpasste Mahnfrist oder eine falsch berechnete Mieterhöhung kosten schnell mehr als die Verwaltung eines ganzen Jahres. Wir empfehlen die SEV in der Regel, auch weil sie bei der Mieterauswahl das Ausfallrisiko senkt, wie im Artikel Mietausfall: Was passiert, wenn der Mieter nicht zahlt? beschrieben. Ob Ihre Rechnung mit oder ohne SEV trägt, prüfen Sie im Steuer-zu-Vermögen-Rechner, indem Sie die nicht umlegbaren Kosten anpassen. Weitere Antworten rund um Hausgeld und Verwaltung finden Sie in den häufigen Fragen.

Häufige Fragen

Autor: Dipl.-Math. Bernhard Klenke, Geschäftsführer Bauconsult, Immobilienmakler (§ 34c GewO) und Finanzierungsvermittler (§ 34i GewO). Mehr über den Autor.